Guarda de Documentos
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 O empregador deve manter os documentos trabalhistas, previdenciários , comercial e fiscal em boa guarda pelo prazo prescricional determinado pela legislação, conforme segue:
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TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS CONTÁBEIS |
COMPETÊNCIA FEDERAL
I - TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIO |
DOCUMENTO |
TEMPO DE GUARDA 1 |
INÍCIO DA CONTAGEM |
ARQUIVO |
FUNDAMENTAÇÃO LEGAL |
Acordo de compensação de horas |
5 anos |
Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho |
Temporário |
Inciso XXIX.art.7º CF, art. 11CLT |
Acordo de prorrogação de horas |
5 anos |
Retroativo à data de extinção do contrato de trabalho |
Temporário |
Inciso XXIX.art.7º CF, art. 11CLT |
Atestado de Saúde Ocupacional |
Tempo de validade |
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Temporário |
Item 7.4.5 Poraria SSST
nº 24/94 |
CAGED - Cadastro Geral de Empregados e DSesempregados |
36 meses |
Primeiro dia do exercício seguinte |
Temporário |
Par 2º art 1º, Port. MTb
nº 194/95 |
Carta com Pedidos de Demissão |
5 anos |
Retroativo à data de extinção do contrato de trabalho |
Temporário |
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CAT - Comunicação de Acidente do Trabalho |
10 anos |
Primeiro dia do exercício seguinte |
Temporário |
ART.32 E 45 LEI 8.212/91 |
CIPA - Comissão Interna de Prevenção de Acidentes - livros de atas |
Indeterminado |
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Permanente |
Item 5.40 Port. MTb
nº3.214/78 |
CIPA - Comissão Interna de Prevenção de Acidentes - livros de atas |
5 anos |
Próximo processo eleitoral |
Temporário |
Item 5.40 Port. MTb
nº3.214/78 |
COFINS - Contribuição Financiamento da Seguridade Social (inclusive DARF) |
5 anos |
Data do recolhimento |
Temporário |
Par. 2º, art. 10, Lei Compl.
nº70/91 |
Comprovante de entrega GSP (Guia da Previdência Social) ao sindicato profissional |
10 anos |
Primeiro dia do exercício seguinte |
Temporário |
Art.32 e 45 lei 8.212/91 |
Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS |
10 anos |
Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado |
Temporário |
Art.32 e 45 lei 8.212/91 |
Contrato de trabalho |
Indeterminado |
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Permanente |
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DARF´s - PIS (Programa de Integração Social) |
10 anos |
Data do recolhimento |
Temporário |
Art.3º, 10º Dec-lei nº
2052/83 |
Depósitos do FGTS |
30 anos |
Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente anteriormente efetuado |
Permanente |
Art23, Par. 5º, Lei 8.036
de 11 de Maio de 1990. |
Comunicação do Aviso Prévio |
5 anos |
Retroativo à data de extinção do contrato de trabalho |
Temporário |
Inciso XXIX.art.7º CF, art. 11CLT |
COMPETÊNCIA FEDERAL
I - TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIO |
DOCUMENTO |
TEMPO DE GUARDA 2 |
INÍCIO DA CONTAGEM |
ARQUIVO |
FUNDAMENTAÇÃO LEGAL |
Documento das entidades isentas de contribuição previdenciárias (Livro Razão, balanço ptrimonial e demonstração de resultado do exercício etc.)
Livro Diário |
10 anos
Indeterminado |
Primeiro dia do exercício seguinte |
Temporário
Permanente |
Art. 209 e 210 do Decreto nº3.048/99 |
Ficha de Acidente do Trabalho e Formulário Resumo Estartístico Anual |
3 anos |
Primeiro dia do exercício seguinte |
Temporário |
Item 13 Port.MTb nº 3214/78 |
FINSOCIAL - Fundo de Investimento Social |
10 anos |
Data do recolhimento |
Temporário |
Art 31 e 44 Dec. nº 92698/86 |
Folha de pagamento |
10 anos |
Primeiro dia do exercício seguinte |
Temporário |
Art 32 e 45 lei 8.212/91 |
GFIP - Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social |
30 anos |
Retroativo à data de extinção do contrato de trabalho |
Temporário |
Item 11 sa Resolução INSS nº 19/2000 |
GPS (Guia da previdência Social) - original |
10 anos |
Primeiro dia do exercício seguinte |
Temporário |
Itens 2 e 3 do Manual de Preenchimento da GPS |
GRCS - Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical |
5 anos |
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Permanente |
Art. 173 c/c Art. 150 Código Tributário Nacional |
GRE - Guia de Recolhimento do FGTS |
30 anos |
Próximo processo eleitoral |
Temporário |
Art 23 Par. 5º Lei 8036 de 11 de Maio de 1990 |
RFP - GUia de Recolhimento Rescisório do FGTS e Informações à Previdência Social |
30 anos |
Data do recolhimento |
Temporário |
Item 3 da Resolução INSS nº 637/98 |
Histórico clínico |
20 anos |
Primeiro dia do exercício seguinte |
Temporário |
Item 7.4.5 Port.SSST nº 24/94 |
COMPETÊNCIA FEDERAL
I - TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIO |
DOCUMENTO |
TEMPO DE GUARDA 1 |
INÍCIO DA CONTAGEM |
ARQUIVO |
FUNDAMENTAÇÃO LEGAL |
Lançamento contábeis de contribuições previdenciárias
Livro Diário
Livro Razão |
Indeterminado
10 anos |
1º dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado |
Permanente |
Art 32 e 45 lei 8.212/91 |
Livro "Registro de Segurança" |
Exist. do equipam |
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Temporário |
Item 9.3.8.1 Port.SSST mº25/94 |
Livro de Inspeção do Trabalho |
Indeterminado |
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Permanente |
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Livros ou fichas de Registro de Empregado |
Indeterminado |
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Permanente |
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Livros, cartão ou fichas de ponto |
5 anos |
Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho |
Temporário |
Inciso XXIX,art.7 ºCF,art art.11 CLT |
Mapa de avaliação dos acidentes do Trabalho (SESMT) |
5 anos |
Data do comprovante de entrega |
Temporário |
Item 4.12 Port. MTb nº 3214/78 |
PIS-Programa Integração Social - PASEP - Progr.Formaçãp Patrim. Serv. Público |
10 anos |
Data de recolhimento |
Temporário |
Art. 3º e 10 Dec.-leinº2052/83 |
PPP- Perfil Profissiográfico Previdenciário |
30 anos |
Primeiro dia do exercício seguinte |
Permanente |
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RAIS - Relação Anual de Informações Sociais |
10 anos |
Data de entrega |
Temporário |
Art. 3º e 10 Dec.-lei nº 2052/83 |
RE - Relação de EMpregado do FGTS |
30 anos |
Primeiro dia do exercício seguinte |
Temporário |
Art. 23 Par.5º Lei nº 8036/1990 |
Recibo de entrega do formulário Declaração de Instalação |
Indeterminado |
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Permanente |
Portaria SSST nº 04/95 |
Recibo de entrega do vale-transporte |
5 anos |
Retroativo à data da extinção do contrato de trabalho |
Temporário |
Inciso XXIX,art 7º CF,art. 11 CLT |
Recibos de pagamento de férias |
10 anos |
Primeiro dia do exercício seguinte |
Temporário |
Inciso XXIX,art 7º CF,art. 11 CLT |
Recibo de pagamento de salário |
10 anos |
Primeiro dia do exercício seguinte |
Temporário |
Inciso XXIX,art 7º CF,art. 11 CLT |
Recibos de pagamento do 13º salário |
10 anos |
Primeiro dia do exercício seguinte |
Temporário |
Inciso XXIX,art 7º CF,art. 11 CLT |
Recolhimento previdenciários do contribuinte individual |
Indeterminado |
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Permanente |
Item 9.3.8.1 Port. SSST nº 25/94 |
Registro PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) |
20 anos |
Planejamento anual seguinte |
Permanente |
Art.23 Par. 5º Leinº 8036 |
Salário-educação - documentos relacionados ao benefício |
10 anos |
Primeiro dia do exercício seguinte |
Temporário |
Art. 7º IN nº 1/97 |
Salário-familía - documentos relacionados ao benefício |
10 anos |
Primeiro dia do exercício seguinte |
Temporário |
Par. 1º Art. 84 Dec. 3048/99 |
SEFIP - Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdencia Social |
30 anos |
1º dia do exercício seguinte ou data de anulação da cinstituiçãp do crédito anteriormente efetuado |
Permanente |
Item 11 da Resolução INSS nº 19/2000 |
Seguro Desemprego - Comunicado de Dispensa |
5 anos |
Data da extinção do contrato de trabalho |
Temporário |
Par.Único Art. 5º Resol. 71/94 |
Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho |
5 anos |
Data da extinção do contrato de trabalho |
Temporário |
Inciso XXIX,art.7º CF, art. 11 CLT |
COMPETÊNCIA FEDERAL
II - COMERCIAL FISCAL |
DOCUMENTO |
TEMPO DE GUARDA 1 |
INÍCIO DA CONTAGEM |
ARQUIVO |
FUNDAMENTAÇÃO LEGAL |
Arquivo em meio magnético (sistema de processamento de dados para registrar negócios e atividades econômicas, escriturar livros ou elaborar documentos) |
5 anos |
Primeiro dia do exercício seguinte |
Temporário |
Art. 7º IN SRF nº 68/95 |
Auditores independentes (documentos, relatórios, pareceres etc) |
5 anos |
Data da emissão de seu parecer |
Temporário |
Resolução |
Compensão mercantil |
20 anos |
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Permanente |
Art. 10 Cód. Coml.Brasileiro |
Comprovantes da Escrituração (Notas Fiscais e recibos) |
5 anos |
Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado |
Temporário |
Art. 37 Lei 9430/96, inciso III art. 45 Lei 8981/95 e art. 173 CTN |
Comproc. deduções I. Renda (desp. e receitas de projetos culturais, obras audivisuais. etc.) |
5 anos |
Idem |
Temporário |
Art.10 IN SE/MINC/SRF nº 1/95 |
Contrato de Seguros - informação de valores |
20 anos |
Término da vigência |
Permanente |
Resolição CFC nº872/2000. |
Contratos de seguros de bens - documentos originais |
5 anos |
Término vig. ou prazo prescricional, o que for maior |
Temporário |
Resolução CFC nº 872/2000. |
Contratos de seguros pessoas - documentos originais |
20 anos |
Término da vigência |
Permanente |
Resolução CFC nº 872/2000. |
Contrato Previdenciário Privados |
20 anos |
Término da vigência |
Permanente |
Art. 3º ao 7º Circ. SUSEP 74/99 |
DECORE - Declaração COmprobatória de Percepção de Rendimentos |
5 anos |
Primeiro dia do exercício seguinte |
Temporário |
Resolução CFC nº 872/2000. |
DIPJ - Declaração Integrada de Informações Econômico-Fiscal - Pessoa Jurídica |
5 anos |
Primeiro dia do exerciício seguinte |
Temporário |
MIPJ, IN SRF nº 28/2000. |
DIRF - Declaração de imposto de Renda Retido na Fonte |
5 anos |
Data da entraga à SRF |
Temporário |
Art. 25 da IN SRF 146/99 |
Extinção das debêntures |
5 anos |
Primeiro dia do exercício seguinte |
Temporário |
Art. 74 da Lei 6.404/76 |
Imposto de Renda - documentos relativos à declaração (geral) |
5 anos |
Primeiro dia do exercício seguinte |
Temporário |
Art. 174 do Cód. Trib. Nacional |
Imposto sobre Produtos Industrializados (pessoa jurídica) - comprovantes de escrituração |
5 anos |
Ocorrência fato gerador 1º dia exerc. seguinte ou data anulação.constituição crédito anteriormente efetuado |
Temporário |
Art. 116,421, DEC. nº 2637/98 c/c art. 37 Lei nº 9430/96 |
Livros obrigatórios de escrituração fiscal e comercial
Livro Diário
Livro Razão |
5 anos
Indeterminado
10 anos |
Primeiro dia do exercício seguinte ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado |
Temporário
Permanente
Temporário |
Art. 174,195 do Cód. Tributário Nacional |
Novação mercantil |
20 anos |
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Pagamentos mercantis |
20 anos |
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S\A - Títulos ou contratos de investimentos coletivos |
8 anos |
Primeiro dia do exercício seguinte |
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Títulos de capitalização - documentos originais |
20 anos |
Término da vigência ou resgate, o que for maior |
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Títulos de capitalizaç]ao - informações de valores |
20 anos |
Términno da vigência |
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COMPETÊNCIA ESTADUAL
III - FISCAL
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DOCUMENTO |
TEMPO DE GUARDA 2 |
INÍCIO DA CONTAGEM |
ARQUIVO |
FUNDAMENTAÇÃO LEGAL |
Bilhete de Passagem Arquivário
Bilhete de Passagem e Nota Bagagem
Bilhete de Passagem Ferroviário
Bilhete de Passagem Rodoviário
COnhecimento de Transporte Aquático de Gargas
Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas
Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas
Cupon Fiscal emitido por ECF
Despacho de Transporte
Manifesto de Carga
Nota Fiscal de Serviços de Comunicação
Nota Fiscal de Serviços deTelecomunicação
Nota Fiscal de Serviços deTransporte
Nota Fiscal de Venda a COnsumidor
Nota Fiscal, modelos 1 ou 1-A
NOta Fiscal/Conta de energia elétrica
Ordem de COleta de CXargas
Resumo de MOvimento Diário |
5 anos |
Primeiro dia do exercício seguinte |
Temporário |
Art. 111,174,193 do RICMS c/c
Art. 67 do Decreto nº 6.374/89. |
Carnê de recolhimento - ME e EPP anterior regime de estimativa |
5 anos |
Primeiro dia do exercício seguinte |
Temporário |
Art. 193 do RICMS |
Documentos fiscais e formulários não emitidos - Desenquad. ME/ EPP |
5 anos |
Primeiro dia do exercício seguinte |
Temporário |
Art. 193 do RICMS |
COMPETÊNCIA ESTADUAL
III - FISCAL |
DOCUMENTO |
TEMPO DE GUARDA 2 |
INÍCIO DA CONTAGEM |
ARQUIVO |
FUNDAMENTAÇÃO LEGAL |
Livro de Registro de Entradas
Livro de Registro de Saídas
Livro de Registros de Controle da Produção e do Estoque
Livro de Registros de Selo Especial de Controle
Livro de Registros de Impressão de Documentos Fiscais
Livro de Registros de Utilizações de Docs Fiscais e Termos de Ocorrencias
Livro de Registros de Inventário
Livro de Registros de Apuração do IPI
Livro de Registros de Apuração do ICMS
Livro de Movimento de COmbustíveis |
5 anos |
Primeiro dia do exercício seguinte |
Temporário |
Art. 221 do RICMS |
COMPETÊNCIA MUNICIPAL
IV - FISCAL |
DOCUMENTO |
TEMPO DE GUARDA 2 |
INÍCIO DA CONTAGEM |
ARQUIVO |
FUNDAMENTAÇÃO LEGAL |
Documentos em geral
Nota Fiscal de Serviço
Nota Fiscal - Fatura de Serviço |
5 anos |
Primeiro dia do exercício seguinte |
Temporário |
Art. 174 do Cód. Trib. Nacional |
Livro de Registro de Notas Fiscais de Serviços Prestados
Livro de Registro de Notas Fiscais-Faturas de Serviços Prestados a Terceiros
Livro de Registro de Movimento Diário de ingressos em Diversões Públicas
Livro de Registro de Recebimento de Ompressos Fiscais e Termos de Ocorrências
Livro de Registro de Impressão de Documentos Fiscais |
5 anos |
Primeiro dia do exercício seguinte |
Temporário |
Art. 174 do Cód. Trib. Nacional |
Esses prazos serão válidos enquanto não prescritas eventuais ações que lhe sejam pertinentes.
 Observações:
 Livros Fiscais – Prazo de Conservação
As empresas num modo geral – indústria, comércio e prestadoras de serviços – devem conservar seus livros fiscais durante 5 (anos), contados a partir do fato gerador, tanto para o ICMS, IPI, ISS, etc. – p.ex.: nota fiscal emitida em 01.02.97, o crédito do imposto (ICMS/IPI) terá a sua prescrição em 01.01.2002. Ocorre que, por uma interpretação equivocada da lei, as empresas podem estar destruindo documentações sem observar as regras de outros tributos.
Por exemplo, o imposto sobre a renda (IR) prevê tratamento especial para conservação de documentos relacionados à toda atividade praticada, incluindo neste caso a própria documentação do ICMS e do IPI. O CTN/66, em seu art. 173, inciso I, ao prever que a Fazenda Pública tem o direito de constituir o crédito tributário, ou seja, exigir o tributo administrativamente, até 5 anos do primeiro dia do exercício àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado, acaba criando uma forma diferente de contar o período necessário para a guarda dos documentos. O fato gerador do imposto de renda pessoa jurídica ocorre com a entrega da declaração – DIPJ – no exercício seguinte aos fatos registrados (ano-base). Sendo assim, teríamos uma contagem totalmente alargada para fins de conservação de documentos utilizados para registro dos fatos administrativos e contábeis. Vejamos:
| Ano do registro dos fatos administrativos e contábeis |
1996 |
Ano da entrega da declaração do imposto de renda |
1997 |
Início da prescrição (CTN/66, art. 173, inciso I) |
1998 |
(+) 5 anos para ocorrência da prescrição (1998 + 5) |
2003 |
Prazo necessário para guarda dos documentos (1996 – 2003) |
7 anos |
Prazo para guarda dos documentos relativos aos impostos ICMS/IPI |
5 anos |
Esse entendimento foi ratificado pela Lei n.° 9.430/96, art. 37. Ressalta-se que, o extinto livro de “compras", exigido pelo imposto de renda, foi substituído pelo livro "registro de entradas modelos 1 e 1-A" , utilizados para os impostos ICMS e IPI. Sendo assim, os livros, que a princípio, estariam condicionados ao prazo de 5 anos (RICMS/00, arts. 202 e 230) para prescrição, passam a ter como prazo prescricional o prazo de 7 anos conforme o quadro acima.
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O QUE FAZER QUANDO A EMPRESA PERDE UM DOCUMENTO? |
Nestes casos não adianta ficar desesperado. A melhor atitude a tomar é fazer um anúncio com a declaração de extravio em um jornal que tenha uma grande tiragem. Simultaneamente comunicar à Receita Federal, à Junta Comercial, à Prefeitura da cidade ou qualquer órgão que tenha interesse pelo documentos perdido de Delegacia Regional do Trabalho.
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